Prinzip 2 – Erfolgreiche Projekte schaffen zuerst ein gemeinsames Verständnis
Missverständnisse entstehen selten, weil Menschen unterschiedliche Ziele verfolgen. Viel häufiger glauben alle, über dasselbe zu sprechen – obwohl jeder etwas anderes darunter versteht. Erfolgreiche Projekte investieren deshalb früh in ein gemeinsames Zielbild.
Es gibt einen Satz, den ich in Projekten immer wieder höre. „Wir wissen doch alle, worum es geht.“
Fast immer wird dieser Satz ausgesprochen, kurz bevor deutlich wird, dass genau das nicht stimmt. Das Faszinierende daran ist: Niemand täuscht den anderen.
Jeder ist überzeugt, das Ziel verstanden zu haben. Und trotzdem entstehen Wochen oder Monate später Diskussionen darüber, was eigentlich geliefert werden sollte.
War mit „Migration“ die technische Umstellung gemeint oder bereits die organisatorische Einführung? Bedeutet „Go-live“, dass ein System produktiv verfügbar ist – oder dass der Fachbereich damit tatsächlich arbeiten kann? Ist ein Projekt abgeschlossen, wenn die letzte Software installiert wurde oder wenn der Kunde den erwarteten Nutzen erreicht?
Solche Fragen wirken banal.
In der Praxis entscheiden sie jedoch häufig darüber, ob ein Projekt ruhig verläuft oder sich immer wieder neu sortieren muss. Je komplexer ein Vorhaben wird, desto gefährlicher werden scheinbar eindeutige Begriffe. Denn Worte erzeugen oft die Illusion eines gemeinsamen Verständnisses. Doch ein gemeinsames Verständnis entsteht dadurch noch lange nicht.
Frank Gehry begegnet diesem Problem auf bemerkenswerte Weise. Bevor gebaut wird, investiert sein Team außergewöhnlich viel Zeit in Modelle, Varianten und gemeinsame Diskussionen. Auf den ersten Blick könnte man meinen, diese Modelle dienten dazu, die Architektur zu perfektionieren. Ich glaube, das eigentliche Ziel ist ein anderes:
Sie schaffen eine gemeinsame Wirklichkeit.
Sie sorgen dafür, dass Auftraggeber, Ingenieure, Fachplaner und Bauunternehmen nicht mehr über ihre jeweils eigene Vorstellung sprechen, sondern über dasselbe Modell. Die Qualität des Modells ist dabei zunächst zweitrangig. Sein eigentlicher Wert liegt darin, dass Unterschiede im Verständnis sichtbar werden. Nicht während der Bauphase, sondern lange davor.
Je länger ich mich mit dieser Arbeitsweise beschäftigt habe, desto häufiger musste ich an Situationen aus meiner eigenen Projektpraxis denken.
Aus der Praxis
In meiner Rolle als Estimation Validator begleite ich regelmäßig zahlreiche Projektkalkulationen. Die Diskussionen sind häufig beeindruckend präzise.
Es wird über Personentage gesprochen, über Arbeitspakete, Abhängigkeiten oder kritische Pfade.
Manchmal unterscheiden sich zwei Aufwandsschätzungen nur noch um wenige Stunden. Und trotzdem habe ich immer wieder den Eindruck, dass etwas Entscheidendes fehlt. Nicht in den Zahlen, sondern davor.
Erst im Verlauf der Gespräche wird gelegentlich deutlich, dass verschiedene Teams von unterschiedlichen Leistungsumfängen ausgehen.
Alle schätzen gewissenhaft, nur nicht dieselbe Realität.
Wir verbinden Planung häufig mit Genauigkeit. Je präziser die Zahlen, desto sicherer scheint das Projekt zu sein. Doch Präzision und Sicherheit sind nicht dasselbe. Ein Projektplan kann mathematisch hervorragend ausgearbeitet sein. Wenn die zugrunde liegenden Annahmen unterschiedlich verstanden werden, entsteht aus dieser Präzision keine Sicherheit. Es entsteht lediglich eine sehr präzise Beschreibung von Unsicherheit.
Eine präzise Schätzung eines unklaren Scopes macht ein Projekt nicht sicherer. Sie verleiht Unsicherheit lediglich eine Zahl.
Dieser Satz begleitet mich inzwischen durch nahezu jedes größere Projekt. Nicht weil Aufwandsschätzungen unwichtig wären. Sondern weil sie häufig an der falschen Stelle beginnen. Ein Projektplan beantwortet die Frage: Wann machen wir etwas?
Ein gemeinsames Zielbild beantwortet die viel wichtigere Frage:
Warum machen wir es überhaupt – und woran erkennen wir später, dass wir erfolgreich waren?
Vielleicht besteht gute Planung deshalb nicht darin, möglichst früh möglichst viele Aktivitäten festzulegen. Vielleicht besteht sie darin, zunächst dafür zu sorgen, dass alle Beteiligten tatsächlich dieselbe Zukunft vor Augen haben. Genau an diesem Punkt wird deutlich, dass Verantwortung allein nicht genügt.
Selbst wenn eindeutig geklärt ist, wer entscheidet und welches Ziel verfolgt wird, bleibt eine entscheidende Herausforderung bestehen. Wie gelingt es, dieses gemeinsame Verständnis über Wochen, Monate oder sogar Jahre hinweg aufrechtzuerhalten? Frank Gehrys Antwort darauf lautet: Nicht durch mehr Dokumente. Sondern durch Modelle, die Denken sichtbar machen.
Und genau dort setzt das nächste Prinzip erfolgreicher Projekte an.
