Prinzip 1 – Erfolgreiche Projekte beginnen mit Verantwortung statt Zuständigkeiten
Viele Projekte scheitern nicht an fehlender Kompetenz, sondern an unklarer Verantwortung. Genau hier beginnt das erste Prinzip erfolgreicher Projekte: Es reicht nicht zu wissen, wer welche Aufgabe übernimmt – entscheidend ist, wer das Gesamtergebnis im Blick behält.
Es gibt einen Moment, den nahezu jeder Projektleiter kennt: Das Projekt ist offiziell gestartet. Der Projektplan wurde verabschiedet. Die ersten Workshops haben stattgefunden. Die Stimmung ist positiv.
Endlich geht es los.
Einige Wochen später steht die erste wichtige Entscheidung an. Und plötzlich gerät das Projekt ins Stocken. Nicht, weil die Entscheidung besonders schwierig wäre. Sondern weil niemand eindeutig sagen kann, wer sie eigentlich treffen soll.
Der Fachbereich verweist auf die IT. Die IT auf die Architektur. Die Architektur auf das Programmmanagement. Das Programmmanagement auf den Auftraggeber. Alle Beteiligten handeln verantwortungsvoll. Und trotzdem kommt das Projekt zum Stillstand.
Von außen betrachtet wirkt es häufig so, als fehle Entscheidungsfreude. Tatsächlich steckt dahinter meist ein ganz anderes Problem:
Verantwortung wurde zwar verteilt, aber sie wurde nie wirklich zusammengeführt.
Viele Projekte investieren zu Beginn viel Zeit in Rollenbeschreibungen, Organigramme und RACI-Matrizen. Das ist sinnvoll und notwendig. Trotzdem beantworten diese Instrumente oft nur eine Frage: Wer erledigt welche Aufgabe? Die entscheidendere Frage bleibt erstaunlich häufig offen: Wer trägt die Verantwortung für das Ergebnis?
Zwischen diesen beiden Fragen liegt ein fundamentaler Unterschied. Eine Aufgabe kann delegiert werden, Verantwortung für den Projekterfolg dagegen nur sehr begrenzt. Genau dieser Gedanke zieht sich wie ein roter Faden durch die Arbeitsweise von Frank Gehry.
Im Harvard Business Manager wird beschrieben, dass Gehry über viele Jahre großen Wert darauf legte, Verantwortung nicht nur für den Entwurf eines Gebäudes zu übernehmen, sondern den gesamten Projektverlauf aktiv mitzugestalten2.
Auf den ersten Blick könnte man das als Wunsch nach Kontrolle interpretieren.
Ich glaube jedoch, dass diese Interpretation zu kurz greift. Es ging Gehry nicht darum, jede Entscheidung selbst zu treffen. Es ging darum, dass Verantwortung und Ergebnis nicht an organisatorischen Übergängen verloren gehen. Denn genau dort entstehen in komplexen Projekten die meisten Reibungsverluste.
Jede zusätzliche Schnittstelle erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen unterschiedlich interpretiert werden. Jede Übergabe birgt das Risiko, dass Entscheidungen verzögert oder Verantwortlichkeiten unklar werden. Gerade in großen Transformationsprogrammen lässt sich dieses Muster immer wieder beobachten.
Je mehr Organisationseinheiten beteiligt sind, desto wichtiger wird eine Person oder ein kleines Führungsteam, das den Blick auf das Gesamtergebnis behält. Nicht als zentrale Entscheidungsinstanz, sondern als verbindendes Element zwischen den einzelnen Verantwortungsbereichen.
Aus der Praxis
Bei der Einführung eines cloudbasierten Collaboration-Tools erlebte ich genau diesen Moment. Das Management hatte das Vorhaben grundsätzlich freigegeben. Für das Projektteam bedeutete das: „Wir können starten.“
Die Architektur verstand dieselbe Aussage anders: „Das Vorhaben ist grundsätzlich gewünscht. Die technische Freigabe steht noch aus.“
Die Informationssicherheit wiederum sah den Projektbeginn als Startpunkt ihrer eigenen Bewertung.
Drei Bereiche, dieselbe Entscheidung und drei unterschiedliche Interpretationen.
Rückblickend lag das Problem weder in mangelnder Kommunikation noch in fehlender Motivation. Alle Beteiligten handelten verantwortungsvoll.
Was fehlte, war ein gemeinsames Verständnis darüber, welche Entscheidung tatsächlich getroffen worden war – und welche noch ausstand.
Gerade deshalb beginnt ein erfolgreiches Projekt nicht zwingend mit einem Projektplan. Sie beginnen mit einer einfachen Frage:
Welche Entscheidungen müssen im Verlauf dieses Projekts getroffen werden – und wer übernimmt dafür die Verantwortung?
Je länger ich darüber nachgedacht habe, desto klarer wurde mir allerdings, dass selbst diese Frage noch nicht ausreicht. Denn auch wenn Verantwortung eindeutig geklärt ist, bleibt ein zweites, häufig unterschätztes Risiko bestehen. Alle wissen, wer entscheidet. Aber verstehen wirklich alle dasselbe Ziel?
Genau dort beginnt das zweite Prinzip erfolgreicher Projekte.
